Dans le cadre de ta recherche d’entreprises, tu es amené(e) à envoyer régulièrement des e-mails ou tu le seras bientôt ! Tu dois donc prendre soin du fond et de la forme de ton message, afin qu’il remplisse son objectif : être lu. Voici quelques règles de base à respecter en toute occasion !
Remplir correctement le champ « Objet »
Celui-ci permet au destinataire de voir en un coup d’œil le sujet de ton message. Il doit être bref et résumer en 4 mots ce que tu souhaites. Pour un renseignement, tu peux par exemple écrire « demande d’informations », pour annoncer un rendez-vous, tu peux mettre « réunion du 03/02 », etc.
Quand tu réponds à un message, prend toujours soin de conserver l’objet de l’e-mail reçu, précédé de la mention « RE : » qui indique une réponse.
Personnaliser l’accroche
Pour donner envie au destinataire de lire entièrement ton message, tu dois penser à personnaliser l’accroche. Un « Bonjour » est trop froid, tu peux y mettre un « Monsieur/Madame » ou un « Bonjour Paul », si tu connais assez bien la personne pour l’appeler par son prénom.
Cela marque un certain respect et une attention particulière pour l’interlocuteur, ce qu’il ne manquera pas d’apprécier.
Soigner l’orthographe
Pour inciter le destinataire à te lire entièrement, il faut un courriel parfaitement rédigé, sans fautes. Évite également les abréviations et n’oublie pas de bien aérer ta prose.
Si tu as beaucoup de choses à dire ou plusieurs informations à traiter, n’hésite pas à utiliser des tirets, voire à mettre des sous-titres. Cela facilitera grandement la lecture et la compréhension de ton interlocuteur ou interlocutrice.
Privilégier un texte concis
Par mail, il faut éviter les romans et ne pas donner trop d’informations. Essaye plutôt de renvoyer le destinataire vers des liens sur tes réalisations, ton CV ou de joindre la brochure de l’école, une invitation ou tout autre document qu’il pourra consulter plus confortablement quand il le souhaitera.
Ne pas oublier la pièce jointe
S’il y a une pièce jointe, n’oublie pas de l’attacher à ton mail ! Il existe des extensions ou logiciels qui détectent des mots-clés comme « ci-joint » et empêchent l’envoi de l’e-mail si aucun document n’est décelé. Tu as ainsi un message d’erreur qui te permet de corriger le tir avant l’envoi. Cela te permettra peut-être d’éviter le fameux : « Désolé, j’ai oublié la pièce jointe dans mon mail précédent. »
Peaufiner la conclusion
Si tu attends une action, comme une réponse par exemple, il faut conclure l’e-mail avec une question ou une phrase comme « En attendant votre retour ».
N’oublie pas d’intégrer tes coordonnées dans ta signature, afin que le destinataire puisse te joindre autrement (si besoin).
En respectant ces quelques règles, tes mails seront lus et compris à chaque fois. Tu augmentes ainsi tes chances de recevoir une réponse en retour.
