Voici quelques astuces pour gérer ton agenda plus facilement et ne plus rien oublier ! Rien de plus désagréable que de se rendre compte au dernier moment d’un rendez-vous ou d’une tâche à réaliser. Avec ces quelques règles, tu vas pouvoir être un(e) vrai(e) pro de l’organisation.
Prévoir du temps
Pour garder des plages horaires libres pour les tâches de routine quotidiennes, tu dois identifier tes habitudes et te laisser du temps pour les faire. Ces tâches ne sont pas toujours motivantes et si tu ne bloques pas des créneaux, tu seras vite tenté de les remettre à plus tard !
Laissez un peu de marge entre deux rendez-vous
Tu ne dois dois pas être étouffé(e) par les rendez-vous et pouvoir avoir quelques minutes de répit avant de passer d’une tâche à l’autre. Laisse-toi 20 bonnes minutes entre chaque rendez-vous pour te concentrer, te préparer et ne pas être en retard si ta tâche précédente se prolonge.
Soigne la préparation de tes rendez-vous
Pour te simplifier la vie, prépare toutes les informations utiles (documents, dossiers, liens, …) avant le début de ta réunion. Cela te fera gagner du temps et peut t’éviter d’être en retard à un rendez-vous.
Être précis
Note clairement dans ton agenda le nom de l’entreprise, de la personne, du motif du rendez-vous ou la nature de la tâche à réaliser. En un coup d’œil, tu dois tout de suite comprendre de qui / quoi il s’agit.
Garde un œil sur l’horloge !
Si tu t’organises, ce n’est pas pour être en retard ! Alors comment réagir quand tu te rends compte que tu vas être en retard pour finaliser le rendez-vous ou la tâche en cours ? Il suffit d’avertir ton interlocuteur pour trouver une solution : planifier un nouveau rendez-vous ou t’absenter quelques minutes pour avertir le suivant.
Idéalement, indique tes impératifs dès le démarrage d’un rendez-vous ou prévois un temps suffisamment long !
Validation des réunions
Dès qu’un rendez-vous est planifié, prend l’habitude de renvoyer un mail de confirmation à tout le monde pour que les choses soient bien claires et sans déconvenues le jour J. Ce geste sera grandement apprécié par les entreprises !
Joue avec les couleurs de ton calendrier
Les couleurs permettent d’identifier tout de suite de quel rendez-vous il s’agit (personnel, prestataire, service…) et où il se trouve (extérieur, sur site…). N’hésite pas à les utiliser pour t’organiser.
