Les mails que tu envoies ont un impact considérable sur l’image que tu donnes au destinataire de ton message. Ton courriel est peut-être à destination d’une entreprise, d’une école ou d’un centre de formation. Il est donc indispensable que tu puisses marquer des points dès le début de l’échange ! Voici quelques astuces pour passer pour un professionnel avant même l’ouverture de ton email.
L’objet du mail
L’objet du mail doit être court, précis et en rapport avec le contenu. Essaie de penser – au maximum – en terme de mots-clés, permettant ainsi à ton interlocuteur de retrouver ton email facilement.
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L’erreur à ne pas commettre, c’est de mettre le contenu de ton mail dans le champ « objet » et d’envoyer ton message totalement vide ! Je répète : TU NE DOIS PAS METTRE LE CONTENU DANS LE CHAMPS OBJET DE TON MAIL.
Bien choisir le(s) destinataire(s)
Rien de plus chiant que de recevoir un mail qui ne t’est pas destiné. Pire encore, ne pas recevoir le fameux mail … Il faut donc s’assurer d’envoyer le courriel aux bonnes personnes et de faire gagner du temps à tout le monde. C’est pourquoi, il faut mettre le destinataire principal dans la case A…, la case Cc… est utilisée pour mettre les destinataires en copies.
Pourquoi mettre des personnes en copies ? Tout simplement pour qu’elles puissent être informées, tout en indiquant que ce ne sont pas les destinataires de ce message.
Une erreur fréquente, c’est de se tromper dans l’adresse mail au moment de la recopier, pense donc à utiliser le copier-coller le plus souvent possible et/ou faire répéter ton interlocuteur au moment de noter son adresse.
Contenu du mail
Le contenu du mail doit être sans faute ! Cela ne s’arrête pas seulement aux fautes d’orthographes, mais également aux tournures de tes phrases, la pertinence de ton contenu et que le destinataire puisse rapidement trouver l’information (on va y revenir).
Attention aussi à la politesse : bonjour, s’il vous plaît, merci, en vous remerciant, cordialement, etc. Le destinataire n’est peut-être pas ta copine/ton copain. Quand tu rencontres quelqu’un dans la rue, tu commences par dire bonjour ? C’est pareil dans tes emails.
Pense aussi à te relire plusieurs fois ! Ils existe des outils qui te permettront de corriger les erreurs fréquentes :
- https://bonpatron.com/
- https://www.scribens.fr/
Ce sont les deux plus gros outils pour la correction d’orthographe et de grammaire en français. N’hésite pas à les utiliser !
Les fautes les plus courantes : https://www.myconnecting.fr/formation/top-fautes-orthographe-email/
Les commentaires inutiles
Tu as besoin de quoi ? Il est primordial que ton message te permette d’avoir une réponse à ton besoin. Pour être efficace, tu dois être factuel et apprendre à aller à l’essentiel ! Autrement dit, ton interlocuteur doit comprendre clairement ce que tu attends de lui (et si tu exposes un problème, propose des solutions pour être pro-actif(ve) !).
Voici un article pour devenir synthétique et efficace : Comment être synthétique et efficace
Une signature de professionnel
Ton email doit absolument avoir une signature. A minima, c’est ton nom, prénom, mais tu pourras rapidement trouver des ressources sur internet pour avoir une signature de professionnel. Ne pas oublier d’y placer un lien vers ton portfolio et/ou ta page LinkedIn, car c’est toujours utile. Le réseau commence ici !
Si tu veux en lire plus, c’est par ici :
- https://www.notretemps.com/high-tech/ordinateur/rediger-un-email,i160157
- https://bien-ecrire.fr/rediger-mail-professionnel/
